병원 업무 자동화, 어디부터 시작할까? 도입 순서와 실제 사례

안녕하세요. 사랑받는 IT 프로덕트의 첫걸음, 똑똑한개발자입니다.

오늘의 인사이트 요약

1. 병원 업무 자동화는 예약 확정 문자나 방문 리마인드처럼 환자와 맞닿아 있는 업무부터 시작하면 효과를 빠르게 확인할 수 있습니다.

2. 국내 병원들은 원무, 보험심사, 의무기록 순으로 자동화를 도입했습니다. 용인세브란스병원은 5개 부서 13개 프로세스를 자동화해 연간 3천 시간 이상의 업무 시간을 줄일 것으로 예상했습니다.

3. 구독형 툴만으로는 우리 병원의 업무 흐름을 모두 담기 어렵습니다. AI 덕분에 구축 난도가 낮아진 지금은 자체 구축도 현실적인 선택지입니다.

병원 업무 자동화, 솔루션부터 고르면 생기는 일

병원에서 업무 자동화 이야기가 나오는 순간은 대개 비슷합니다.

아침마다 원무 창구가 밀리고, 보험심사 담당자는 청구 자료를 일일이 대조합니다. 그사이 의무기록 사본 발급 요청은 쌓여만 가죠.

반복되는 일을 조금이라도 줄여보려고 자동화 솔루션을 알아보기 시작합니다.

그런데 자동화할 업무를 정리하기도 전에 툴부터 고르면 어떻게 될까요? 지금의 비효율을 고스란히 시스템으로 옮겨놓게 됩니다.

그래서 도입 순서가 중요합니다.

먼저 업무를 목록으로 정리하고 우선순위를 정한 뒤, 위험 요소를 검토해야 합니다. 그다음 작은 범위에서 파일럿을 진행하고 성과를 확인하는 순서죠.

병원 업무 자동화 도입 절차는 업무 목록화에서 시작합니다

자동화 대상은 규칙이 정해진 업무에서 먼저 찾습니다.

판단이 섞이는 업무는 자동화가 어렵습니다.

정작 쉬운 쪽은 손이 많이 가더라도 규칙이 명확한 업무입니다. 하루에 몇 번 반복되는지, 담당자가 몇 명 붙어 있는지, 입력값이 늘 같은 자리에서 오는지를 적어보면 후보가 좁혀집니다.

우선순위는 되돌릴 수 있는 업무인지로 가릅니다.

청구 금액을 바꾸거나 병상을 확정하는 업무는 오류가 났을 때 되돌리는 비용이 큽니다.

반대로 조회, 대조, 발송은 사람이 결과를 한 번 확인하고 넘기니 오류가 나도 회수가 됩니다. 첫 파일럿은 후자에서 고르는 게 낫습니다.

병원에서 자동화할 수 있는 업무는 어디까지인가

의료기관 업무 자동화는 무엇이 가능한지 구체적으로 펼쳐놓고 시작해야 속도가 납니다.

환자 접점에서는 예약 문자와 방문 리마인드가 첫 후보입니다.

예약이 잡히면 확정 문자가 바로 나가고, 방문 전날 저녁과 당일 오전에 리마인드 연락이 한 번 더 갑니다. 예약 변경과 취소 접수, 진료 후 복약·주의사항 안내도 같은 발송 체계에 포함되는데요. 정기검진 주기가 돌아오면 재방문 안내를 보내는 것까지 여기에 들어갑니다.

효과가 가장 눈에 보이는 쪽도 여기입니다. 예약 직후 확인 발송과 전날 저녁 리마인드를 붙이면 노쇼율이 절반 이하로 떨어진다는 이야기가 있는데요. 예약부도 감소를 다룬 국내 연구 역시 발송 시점 설계를 핵심 변수로 보고 있다고 해요.

원무와 수납에서는 대조와 발급 접수가 자동화됩니다.

병상 배정, 수납 내역 대조, 미수금 안내 발송, 제증명 발급 접수가 여기 해당합니다. 넷 다 입력값이 정해진 일이거든요.

사람이 판단할 일은 예외 건뿐이고, 나머지는 규칙으로 처리됩니다.

심사와 기록은 대조량이 많은 쪽부터 넘깁니다.

보험 청구 자료 대조와 삭감 사후 검토, 의무기록 사본 발급 처리와 레지스트리 입력이 여기 들어갑니다.

근무표 집계나 물품 청구처럼 부서 안에서만 도는 업무는 어떨까요. 손이 많이 가는 대신 규칙이 단순해 초기 후보로 올려둘 만합니다.

병원 규모와 시스템 구성에 따라 다르지만, 대략 이런 그림을 가정하면 착수 순서는 아래와 같습니다.

병원 자동화 난도 차이는 기술보다 데이터 상태에서 나오는데요.

예약 발송과 원무는 입력값이 정형화되어 있고, 연동할 시스템도 적습니다. 하지만 진료지원은 검사 장비와 판독 시스템이 서로 다른 규격으로 붙어 있어 연동 지점이 많습니다. 그래서 같은 병원 업무 자동화라도 앞쪽은 몇 주, 뒤쪽은 몇 달 단위로 기간과 비용이 달라지게 됩니다.

국내 병원들이 먼저 자동화한 업무는 원무와 보험심사였습니다.

연세대학교 의과대학 용인세브란스병원은 원무팀의 격리병상 자동 배정에서 출발했습니다.

이후 간호국, 보험심사파트, 의무기록파트, 홍보팀까지 5개 부서 13개 업무 프로세스를 자동화했고, 연간 약 3천 시간 이상의 업무 효율화를 예상했습니다.

중앙대학교의료원은 로봇 프로세스 자동화(RPA)와 AI를 묶어 보험 청구 사후 검토를 자동화했습니다.

전자의무기록과 광학문자인식을 연결해 530여 개 수술·처치 코드와 절삭기기 데이터를 대조하는 공정입니다. 의료정보팀 사례를 다룬 서울대학교 학위논문을 보면, 병원정보시스템 모니터링 투입 시간이 도입 후 73% 줄었습니다.

구독형 툴이 우리 병원에 100% 맞지 않는 이유

여기까지 보면 구독형 솔루션 하나 붙이면 되겠다는 결론으로 가기 쉬운데요,

예약 알림이나 문자 발송처럼 표준화된 영역이라면 구독이 실제로 빠르고 저렴하긴 합니다.

남는 20%는 늘 병원마다 다른 자리에 있습니다.

하지만 진료과 구성, 예약 단위, 수납 규칙, 검진 패키지가 병원마다 천차만별인데요.

구독형 툴은 가장 보편적인 흐름에 맞춰져 있으니, 우리 병원의 예외 처리를 적용 할 수 없습니다. 그리고 그 지점을 사람이 메우기 시작하면 자동화한 만큼 수작업이 다시 생깁니다.

구축 난도가 내려가면서 판단 기준도 달라졌습니다.

예전에는 기간과 비용 때문에 자체 구축이 후순위였습니다.

지금은 생성형 AI 코딩 도구가 코드를 빨리 치는 수준을 넘어 앱을 만드는 엔진에 가까워졌습니다. 병원에서도 특정 구독을 끊고 자체 대체재를 만드는 흐름이 크게 느껴지는데요.

병원 자동화 서비스를 직접 구축한다면, 무엇부터 정해야 할까요?

첫째, EMR과 어떤 데이터를 주고받을지 정합니다.

새로운 서비스를 도입하려면 병원에서 쓰는 전자의무기록(EMR) 시스템과 어디까지 연결할지 먼저 정해야 합니다. 기존 데이터를 조회만 할지, 새로 입력하거나 수정할 수도 있게 할지에 따라 병원 정보팀이 검토할 사항과 개발에 드는 시간이 달라집니다.

이 범위를 정하지 않고 개발부터 시작하면 파일럿 도중에 협의를 다시 해야 할 수 있습니다. 필요한 데이터와 기능을 정보팀과 먼저 확인하고, 합의한 내용을 문서로 남겨두면 이런 일을 줄일 수 있습니다.

둘째, 의료데이터를 어떤 조건으로 사용할지 확인합니다.

의료데이터는 개발에 필요하다고 바로 가져다 쓸 수 있는 정보가 아닙니다. 어떤 목적으로 어떤 데이터를 사용할지 정하고, 가명처리가 필요한 범위와 내부 심의 절차를 함께 확인해야 합니다. 이때 개인정보보호위원회와 보건복지부가 함께 낸 보건의료 데이터 활용 가이드라인을 참고할 수 있습니다.

가명처리를 했다는 이유만으로 법률 검토가 끝나는 것도 아닙니다. 데이터의 활용 목적과 제공 방식에 따라 적용되는 법령과 절차를 확인해야 하므로, 검토와 심의에 필요한 시간도 처음부터 일정에 포함하는 편이 좋습니다. 개발을 마쳐놓고 데이터 사용 승인을 기다리는 상황을 피하려면요.

그래서 솔루션을 알아보기 전에 먼저 정리할 질문이 있습니다.

우리 병원에서 반복 업무에 가장 많은 시간을 쓰는 부서는 어디이고, 그중 어떤 일부터 줄여주면 좋을까요? 입니다.

이렇게 시작하면 필요한 기능과 개발 범위도 훨씬 구체적으로 잡을 수 있습니다. :)

병원 업무 자동화 도입 절차, IT 파트너 똑똑한개발자와 함께하세요!

저희는 10년 가까이 IT 프로덕트를 만들어왔습니다.

똑똑한개발자는 업무를 분석하고 개선 방향을 제안하는 컨설팅에서 끝나는 것이 아닌 현장에서 실제로 쓸 수 있도록 CRM이나 ERP로 구현하는 일까지 담당합니다.

예약 문자 발송처럼 기존 솔루션으로 충분한 업무는 연결해서 쓰고, 병원만의 규칙이나 절차가 필요한 부분은 직접 개발하고 있습니다.

또한 10년의 노하우를 담아 처음 업무를 살펴볼 때부터 어떤 방식이 적합할지 함께 검토해드립니다.

컨설팅부터 개발까지 한 팀이 맡습니다.

컨설팅을 마친 뒤 개발사를 찾아 같은 이야기를 처음부터 다시 설명할 필요가 없습니다.

업무를 함께 살펴본 AX 전문팀이 개발까지 맡고, 완성된 시스템을 어떻게 운영하고 인계할지도 미리 협의합니다. 병원 정보팀이 여러 업체 사이에서 요구사항을 전달하고 일정을 조율하는 수고를 줄일 수 있습니다.

우리 병원에도 적용할 수 있을지 궁금하시다면, 아래 링크로 평소 직원들이 반복해서 처리하는 업무부터 남겨주시면 감사하겠습니다.

어떤 일에 시간이 많이 드는지, 지금은 어떻게 처리하고 있는지 함께 살펴 본 뒤, 필요한 개발 범위와 비용도 차근차근 안내해드리겠습니다. :)