업무 자동화 연동, API·RPA 견적과 유지비용
업무 자동화 연동은 API와 RPA 중 무엇을 골라야 할까요? 두 방식의 차이와 국내외 사례를 살펴보고, 구축 견적과 유지비용을 비교할 표와 실무 확인 목록을 정리했습니다.
안녕하세요. 사랑받는 IT 프로덕트의 첫걸음, 똑똑한개발자입니다.
오늘의 인사이트 요약
업무 자동화 견적은 연결 방식에 따라 구축 범위와 유지비용이 달라집니다.
API와 RPA의 선택 기준은 필요한 기능의 지원 여부와 운영 중 변경 대응입니다.
도입 담당자는 기능별 연결 방법과 실패 확인 절차를 견적서에 적어 비교해야 합니다.
업무 자동화 견적서를 받아보면 한 업체는 API 연동을, 다른 업체는 RPA를 제안하기도 합니다. 같은 고객 정보를 입력하는 일인데 왜 구축 방식과 금액이 다를까요?
필요한 기능을 API로 처리할 수 있는지 먼저 확인하고, 지원되지 않는 작업은 화면 RPA를 검토하되 유지비용까지 함께 비교하면 됩니다. 다만 두 방법 중 하나가 모든 업무에 더 좋은 것은 아닌데요. 기존 시스템에서 지원하는 기능과 사용할 수 있는 권한에 따라 적합한 방식이 달라지기 때문입니다.
오늘은 API와 RPA의 차이를 살펴보고, 업무 자동화 견적을 받을 때 구축 범위와 유지비용을 어떻게 비교하면 좋을지 알아보겠습니다.
1. 연결할 기능부터 확인해야 합니다
연결 방식을 고르려면 업무를 끝내는 데 필요한 기능부터 살펴봐야 합니다. API는 프로그램끼리 정해진 형식으로 요청과 응답을 주고받는 접점입니다. API를 사용하면 화면에서 버튼을 누르는 대신 시스템이 제공하는 기능을 호출합니다. API의 요청·응답 구조가 궁금하다면 AWS의 API 설명을 참고해 보세요.
RPA는 반복 작업을 소프트웨어로 수행하는 방식입니다. 그중 이 글에서 다루는 화면 RPA는 입력칸과 버튼을 찾아 조작하므로 API로 제공되지 않는 작업을 처리할 때 검토할 수 있습니다. 다만 실제로 화면을 조작하려면 실행 계정의 접근 권한과 로그인 조건도 확인해야 합니다. 화면의 조작 대상을 지정하는 방법은 Power Automate의 UI 요소 안내에서 자세히 보실 수 있습니다.
조회와 입력을 따로 비교해야 합니다
고객 조회 API가 있다고 해서 상담 기록 입력까지 지원하는 것은 아닙니다. 이런 경우에는 조회는 API로, 등록은 화면 RPA로 나눠 처리하는 방법도 검토할 수 있습니다. 어떤 조합이 가능한지 알아보려면 기능별 지원 범위를 다음 순서로 확인해 보세요.
고객 조회와 상담 기록 등록을 각각의 작업으로 적습니다.
각 작업의 API 제공 여부와 사용 권한을 공급사에 확인합니다.
미지원 작업은 실제 계정으로 화면에서 처리할 수 있는지 시험합니다.
해외에서는 Brown-Forman이 데스크톱 RPA와 커넥터를 함께 사용해 Salesforce 등의 시스템을 연결했습니다. 두 방식을 함께 사용한 구성이 궁금하다면 Microsoft가 소개한 Brown-Forman 자동화 사례를 참고해 보세요.
2. AI 판단과 반복 실행을 나눠야 합니다
연결할 기능을 정했다면 내용을 해석하는 일과 확정된 값을 저장하는 일을 나눠볼 차례입니다. 문의에서 요청을 추리는 단계에 AI를 쓰더라도 고객 번호를 찾고 값을 저장한 결과는 별도로 확인해야 합니다. 화면을 조작하는 자동화가 모두 AI를 사용하는 것도 아니고요.
똑똑한개발자의 크몽 협업에서는 똑빌더에 전자계약 서비스를 연동해 계약서에 정보를 입력하고 담당자가 검토하도록 구성했습니다. 공개한 협업 영상에 따르면 해당 계약 구조에서는 계약서를 최소 2개, 많게는 3개 작성해야 했는데요. 반복 입력과 검토를 연결한 과정은 크몽 AX 영업 자동화 사례에 정리했습니다.
화면의 좌표와 요소를 구분해야 합니다
화면 자동화를 검토할 때는 클릭할 위치인 좌표와 버튼이나 입력칸 같은 UI 요소를 구분해 살펴보면 좋습니다. 위치에만 의존해 클릭하면 화면 배치가 바뀌었을 때 다른 곳을 누를 수 있기 때문입니다. Power Automate는 요소의 속성을 담은 선택자로 대상을 찾으며 여러 선택자를 순서대로 시도할 수 있습니다. 선택자를 설정하는 방법은 Microsoft의 선택자 안내를 참고해 보세요.
버튼 위치뿐 아니라 이름과 속성으로 대상을 구분하는지 확인합니다.
저장된 기록 번호나 값을 다시 읽어 업무 완료 여부를 확인합니다.
검색 결과가 없거나 저장이 거절될 때 담당자에게 넘기는지 시험합니다.
3. 변경 대응 비용까지 비교해야 합니다
견적서를 비교할 때는 초기 구축비와 유지비용을 나눠보는 것이 좋습니다. API는 공급사의 연결 규칙이 바뀌었는지, 화면 RPA는 조작 대상이 달라졌는지 점검해야 하는데요. 이런 변경에 대응하는 일도 운영에 포함되므로 기능 범위와 운영 조건을 확인하기 전에는 어느 쪽이 더 저렴하다고 단정하기 어렵습니다.
Microsoft는 무인 실행 오류를 점검할 때 앱 업데이트와 UI 변경 등 실행 환경을 확인하도록 안내합니다. 따라서 담당자의 PC에서 성공했더라도 실제 자동 실행 환경에서 다시 시험해 보는 것이 좋습니다. 어떤 항목을 점검할지 구체적으로 살펴보려면 Power Automate 무인 실행 문제 해결 안내를 참고해 보세요.
비교 항목 | API 연동 | 화면 RPA |
|---|---|---|
작동 방식 | 제공된 기능에 요청·응답 | 입력칸과 버튼을 찾아 조작 |
검토할 때 | 필요한 기능과 권한이 제공될 때 | API 미지원 작업을 화면에서 처리할 때 |
먼저 확인할 것 | 조회와 등록 각각의 지원 여부 | 실행 계정의 접근·로그인 조건 |
변경 대응 | 공급사의 연결 규칙 변경 점검 | UI 요소와 실행 환경 변경 점검 |
견적서에 적을 것 | 연동 기능과 변경 후 재검증 범위 | 자동화 화면과 변경 후 재검증 범위 |
운영 담당자의 확인 범위를 정해야 합니다
자동화가 실패했을 때 누가 확인하고 어디부터 다시 처리할지도 정해두어야 합니다. 그래야 업체마다 제안한 운영 범위를 같은 기준으로 비교할 수 있는데요. 견적을 요청할 때 아래 목록을 함께 전달해 보세요.
실행 계정과 환경을 적고, 허용할 처리 지연을 정합니다.
실패 알림을 받을 담당자와 사람이 이어서 처리할 절차를 정합니다.
변경 후 저장 결과까지 재검증하는지, 해당 작업이 유지비용에 포함되는지 확인합니다.
기존 시스템에 맞는 연결 방법을 찾아야 합니다
먼저 반복 업무 하나를 골라 조회와 입력으로 나누고, 위 표에 현재 시스템의 지원 범위를 채워보세요. 표를 채우다 연결 방법이 불분명한 부분이 나오면 견적 상담에서 먼저 물어보시면 됩니다.
똑똑한개발자는 업무 분석부터 시스템 개발과 운영 개선까지 연결해 AX 구축을 돕습니다. 크몽 협업에서 다룬 것처럼 기존 정보가 다음 업무로 이어지는 방식을 살펴보고, 그 과정에서 담당자가 무엇을 검토할지도 함께 정리합니다.
지금 쓰는 프로그램을 유지하면서 어디까지 업무 자동화를 연결할 수 있을지 궁금하신가요? 기존 도구와 반복 업무를 남겨주시면 API·RPA의 적용 범위와 운영 시 확인할 항목을 함께 살펴보겠습니다.
감사합니다. :)
AX 도입, 프로젝트 협업 등 궁금한 점을 남겨주세요.
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API가 없는 환경의 접근 방법을 더 살펴보려면 ERP AI 연동 방법과 RPA 업무 자동화 가이드를 읽어보세요.
견적부터 계약까지 실제로 연결한 과정은 크몽 AX 도입 사례에서 살펴보실 수 있습니다.