인사 업무 자동화, AI로 구축하는 방법 총정리

안녕하세요. 사랑받는 IT 프로덕트의 첫걸음, 똑똑한개발자입니다.

오늘의 인사이트 요약

- 입사 준비를 담당자와 완료 조건이 있는 작업으로 나눕니다.

- AI의 안내문 작성과 시스템의 일정·계정 처리를 구분합니다.

- 입사일 변경과 취소까지 구축 범위에 포함합니다.

입사자가 생길 때마다 안내 메일을 보내고 장비를 요청한 뒤 계정이 준비됐는지 다시 확인하는 일이 번거로우실 텐데요. 인사팀이 목록을 정리해도 실제 준비는 현업과 IT 담당자가 나눠 맡으므로, 누군가에게 진행 상황을 묻는 일이 남습니다. AI로 환영 메일을 빨리 써도 이 확인 과정까지 사라지지는 않습니다.

인사 업무 자동화를 검토한다면 안내를 마친 때와 실제 업무를 시작할 수 있는 때를 나눠 보면 좋은데요, 오늘은 입사 준비를 중심으로 인사 업무 자동화의 구축 범위와 개발사에 확인할 조건을 알아보겠습니다!

1. 내무적으로 입사 준비의 완료 조건을 먼저 정해야 합니다.

자동화할 업무는 누가 언제 무엇을 끝내는지 알 수 있을 만큼 구체적이어야 합니다.

장비 준비라면 담당자에게 요청을 보낸 상태와 입사자가 사용할 장비를 배정한 상태가 다릅니다. 계정도 생성됐다는 응답만으로 끝내면 첫 출근 날 필요한 서비스에 접속하지 못할 수 있습니다.

가령 입사 확정 후 장비 담당자에게 준비 요청을 보내는 흐름을 만든다고 가정해 보겠습니다.

시작에 필요한 정보는 입사자 식별값, 확정된 입사일, 소속 부서, 담당자 등입니다. 정보가 빠졌을 때 작업을 보류할 조건과 값을 채울 담당자도 정합니다. AI가 메일에서 날짜를 추정해 곧바로 준비 요청을 보내도록 맡기면 확정 전 협의 내용까지 일정으로 처리할 수 있습니다.

똑똑한개발자팀은 인사 업무 자동화의 첫 범위를 정할 때, 부서 간에 완료 여부를 반복해서 확인하는 업무를 우선 살펴보는 편이 좋다고 생각하는데요.

업무 수가 많아도 담당자와 완료 조건이 분명하면 자동화 대상을 비교하기가 쉬워집니다. 반대로 이름만 있는 체크리스트를 시스템에 옮기면 확인할 화면만 늘어날 수 있습니다.

견적을 요청할 때는 현재 쓰는 인사 시스템에서 어떤 항목을 읽을 수 있는지도 확인해 보시는게 좋습니다.

필요한 정보가 이미 있어도 외부 연동을 지원하는지, 별도 권한이나 요금제가 필요한지는 제품마다 다릅니다. 개발사가 연결 가능 여부를 확인하기 전에 모든 업무가 자동화된다고 전제하지 않는 편이 좋습니다.

2. AI 안내와 규칙 처리를 나눠야 합니다.

AI는 승인된 입사 안내 자료를 읽고 직무에 맞는 안내문 초안을 만드는 일에 활용할 수 있습니다.

여러 문서에 흩어진 준비 사항을 읽기 쉽게 정리하는 것도 후보입니다. 이때 안내문에 포함될 일정과 담당자, 필수 절차는 확정된 정보를 사용하고, 자료에 없는 내용은 인사 담당자가 확인하도록 남깁니다. 안내문이 자연스러운지와 업무를 정확하게 처리하는지는 따로 검토합니다.

입사일을 기준으로 요청을 보내거나 담당 부서에 작업을 배정하는 일은 정해진 조건으로 처리하도록 설계할 수 있습니다.

Microsoft의 Lifecycle Workflows는 실행 대상과 시점을 정하는 조건, 실제 수행할 작업을 나눠 구성하고 있는데요. 이처럼 대상·시점·작업을 구분하는 구체적인 방식은 Microsoft의 수명 주기 워크플로 설명에서 더 자세히 보실 수 있습니다.

예를 들어 직무별 안내 초안은 AI가 만들되 계정에 부여할 권한은 회사가 정한 목록에서 선택하도록 나눕니다. 안내문 생성에 필요한 자료와 계정 처리에 필요한 데이터를 따로 정리하면, AI에 넘길 정보의 범위도 구체적으로 검토할 수 있습니다. 급여나 평가 자료처럼 해당 안내에 필요하지 않은 정보까지 연결할 이유는 없습니다.

제안서에는 AI가 작성할 결과물, 기존 시스템에서 읽을 정보, 시스템에 반영할 작업이 구분되어 있어야 합니다.

안내 초안만 만드는 견적과 계정 생성까지 연결하는 견적은 개발과 검수 범위가 다릅니다. 어떤 제품을 쓰는지와 함께, 각 단계가 어디까지 자동으로 이어지는지 설명을 요청해 보세요.

3. 입사일 변경과 취소까지 검토 후 설계해야 합니다.

입사일이 바뀌면 기존 일정에 예약한 안내와 준비 요청을 어떻게 처리할지 정해야 합니다.

아직 실행하지 않은 작업은 다시 예약할 수 있지만, 이미 준비한 장비나 생성한 계정은 별도 확인이 필요합니다. 날짜 하나를 수정하는 화면만 있어서는 이후 업무가 어디까지 바뀌었는지 알기 어렵습니다.

입사가 취소되거나 소속 부서가 바뀌는 경우도 마찬가지입니다. 취소된 작업과 사람이 회수해야 할 작업을 나누고, 담당자가 없을 때는 누가 대신 확인하는지 정합니다. 똑똑한개발자팀은 자동화 구축 견적에 정상 입사 흐름뿐 아니라 변경 후 남은 업무를 확인하는 화면도 포함하는 것이 중요하다고 봅니다. 인사팀이 놓친 일을 찾으려고 여러 시스템을 다시 돌아다니지 않아야 하기 때문입니다.

검수에서는 정상 입사 외에 입사일 변경, 담당자 누락, 일부 연동 실패 같은 조건을 넣어 살펴봅니다.

메일이 발송됐다는 기록과 장비 준비가 끝났다는 기록을 구별하고, 미완료 작업이 어느 담당자에게 남는지 확인해 보세요. 이 글에서 제안하는 검수 조건은 특정 제품이 자동으로 보장하는 기능이 아니므로 실제 구축 항목으로 합의해야 합니다.

초기 연결 비용과 운영 중 변경에 드는 비용은 나눠 비교해 보세요. 부서가 늘거나 안내 자료가 바뀔 때 회사 담당자가 수정할 부분, 개발 요청이 필요한 부분이 각각 무엇인지 확인합니다. 사용하는 서비스의 구독료와 AI 사용료가 견적에 포함되는지도 따로 표시해 두면 도입 이후 예산을 검토하는 데 도움이 됩니다.

우리 조직의 입사 흐름에 맞춰 연결하는 것이 가장 중요합니다.

입사 준비 자동화는 여러 부서가 맡은 일을 같은 일정 안에서 확인할 수 있도록 만드는 작업입니다.

처음에는 대상 부서와 반복 업무를 좁혀 연결 상태를 확인하고, 운영하면서 남는 수작업을 보고 다음 범위를 정할 수 있습니다. 안내문 작성 시간과 준비 완료까지 걸리는 시간을 구분해 살펴보면 어떤 부분을 더 개선할지 판단하기도 수월합니다.

똑똑한개발자는 업무 분석부터 시스템 개발과 운영·개선까지 연결해 AX 과제의 실행을 돕습니다. 기존 시스템의 상태에 맞춰 연동 방식을 선택하고, 반복 업무를 작은 범위에서 검증한 뒤 확장하는 방식을 제안합니다. 인사 업무에서도 현재 쓰는 시스템과 담당자의 작업을 함께 살펴보는 것이 출발점입니다.

우리 조직에 맞는 인사 업무 자동화 범위와 기존 시스템 연동을 설계하고 싶다면 아래 똑똑한개발자 링크로 문의해 주세요. 감사합니다. :)