영업 정산 관리 툴 3가지를 2년간 써본 재무 담당자 인터뷰

안녕하세요. 사랑받는 IT 프로덕트의 첫걸음, 똑똑한개발자입니다 🙌

오늘은 2년 동안 똑똑한개발자에서 재무 관리를 맡고 있는 희나님의 인터뷰를 바탕으로, 지난 2년간 거쳐온 영업·정산 관리 툴 사용 히스토리를 정리했습니다. 구글 스프레드시트에서 시작해 에어테이블을 거쳐 플러그(pluuug)에 정착하기까지, 각 단계에서 무엇이 편했고 무엇이 불편했는지 실무자의 언어로 담았습니다.

3줄 요약

1. 스프레드시트로 계약·정산을 관리하면 기록은 되지만 "지금 미정산이 뭔지" 한눈에 파악되지 않는다. 모든 계약을 하나하나 열어봐야 한다.

2. 에어테이블은 대시보드 시각화와 영업 파이프라인 자동화에서 개선이 있었지만, 계약에서 정산을 한 번에 생성할 수 없고 구조를 원하는 대로 바꾸기 어려웠다.

3. 의뢰·계약·정산이 카테고리로 분리되면서도 자동 연결되고, 정산 상태(예정/지연)와 D-day가 자동 갱신되는 구조로 옮긴 뒤 데이터 오류가 체감상 90% 이상 줄었다.

처음 쓴 영업 정산 관리 툴은 무엇이었나요?

처음엔 구글 스프레드시트 하나만으로 계약과 정산을 관리했어요. 계약 제목, 정산 방식별 금액, 입금 확인까지 전부 수기로 입력했습니다.

계약별로 정산 히스토리와 메모를 한곳에 몰아 적는 방식이라, 미정산 여부를 확인하려면 모든 계약을 하나씩 열어봐야 했어요. 나름대로 정리는 했지만 그 정리를 한눈에 보기 어려웠고, 다시 찾기도 힘들어 업데이트를 놓치는 일이 잦았습니다.

금액에 수식을 걸어 매출 인사이트를 뽑고 싶기도 했는데, 여러 시트의 데이터를 엮으려면 엑셀 수식을 굉장히 많이 써야 했어요. 복잡한 데다 템플릿 자체를 단순 정리 용도로만 만들어둔 터라, 다양하게 활용하기에는 아쉬움이 컸습니다.

스프레드시트로 정산 관리할 때 반복해서 걸렸던 지점

• 미정산 건을 한눈에 볼 수 없다 — 계약을 전부 열어봐야 파악됨

• 히스토리와 메모가 한 칸에 뭉쳐 있어 다시 찾기 어렵다

• 시트 간 데이터를 엮으려면 수식이 기하급수적으로 늘어난다

• 수식을 실수로 지우거나 바꾸면 복구가 번거롭다

• 오늘 날짜 기준 정산 예정일(D-day) 자동 갱신·정렬이 사실상 어렵다

그럼에도 1년 넘게 엑셀을 쓴 이유는 뭔가요?

스프레드시트가 무료 툴이기도 했고, 대체할 만한 다른 툴을 찾지 못했던 것 같아요. 다른 툴을 써도 단순히 정리만 될 뿐 획기적으로 달라진다는 확신이 들지 않았거든요.

캘린더로 정리해봐도, 정산되지 않은 항목은 지난 날짜에 그대로 남아 있어서 오히려 이전 기록을 하나하나 되짚어야 했어요. 더 불편했죠. 그래서 불편함이 있어도 익숙한 엑셀 방식을 계속 썼던 것 같습니다. 지금 쓰는 툴을 생각하면 다시는 그때로 못 돌아갈 것 같네요.

스프레드시트 다음으로 쓴 툴은 에어테이블이었나요?

맞아요. 스프레드시트 다음으로 에어테이블을 잠시 사용했습니다. 에어테이블은 유료 툴인데, 사실 갈아탄 이유가 정산 문제를 해결하기 위해서는 아니었어요. 영업 파이프라인을 체계적으로 관리하기 위해서였습니다.

당시엔 영업 수주 단계를 세분화해 관리하지 않는 상태였어요. 견적을 많이 보내고 미팅을 진행해도 이후 회신이 돌아오지 않는 경우가 많았죠. 이 문제를 풀기 위해 조직에서 에어테이블과 자피어(Zapier)를 활용하기로 했고, 의뢰를 관리하면서 계약 목록과 정산 목록까지 함께 정리하게 되면서 자연스럽게 정산도 에어테이블로 넘어왔습니다.

에어테이블로 정산 관리할 때 장단점은 무엇이었나요?

에어테이블은 스프레드시트와 비슷하면서도 대시보드를 시각화해 볼 수 있다는 점이 좋았어요. 영업 프로세스를 자동화·체계화하고 나서는 수주 전환율도 개선됐고요.

다만 테이블만 놓고 보면 여전히 시각적인 답답함이 있었습니다. 의뢰 / 계약 / 정산을 한 곳에서 관리하려는 시도였는데, 데이터끼리 연결은 되지만 내용을 동기화하기엔 어려움이 있었고, 전체 구조를 입맛대로 바꿀 수 없어 막히는 지점이 있었어요.

예를 들어 계약에서 정산을 생성하고 싶은데, 정산이 여러 항목으로 나뉘는 경우 한 번에 생성할 수가 없었어요. 정산을 하나하나 만들고 계약을 일일이 연결하는 방식으로 써야 했는데, 이 부분이 정말 불편하고 비효율적으로 느껴졌습니다.

스프레드시트·에어테이블·플러그, 정산 관리 툴 비교

플러그 사용은 어떻게 결심하게 됐나요?

솔직히 기존에 기록해둔 데이터를 옮겨야 하고 사용법도 새로 배워야 해서, 다른 툴로 이동하는 게 달갑지는 않았어요. 그런데 플러그의 PO인 다희님이 사용법을 설명해주시는데 "어? 생각보다 너무 편하겠는데?" 싶더라고요.

제가 도입을 결정할 권한은 없었지만 자연스럽게 쓰기 시작했고, 지금은 없어서는 안 될 툴이 됐습니다. 다시 엑셀과 에어테이블로 돌아갈 바에는 돈을 지불하더라도 계속 쓰고 싶어요.

이전 툴과 비교해 어떤 점이 가장 좋았나요?

생각해보면 정말 기본적인 건데, 의뢰·계약·정산 항목이 명확하게 카테고리로 나뉘어 있다는 점에서 편안함이 느껴져요.

다른 테이블에서도 탭을 나눠 썼는데 왜 다르게 느껴질까 생각해보면, 기존 툴은 나누는 순간 각 데이터를 억지로 이어줘야 하고 복잡한 수식을 적용하게 되거든요. 실수로 그 수식을 바꾸거나 지우면 멘붕이 오기도 하고요. 저는 분리하고 싶은데 툴은 분리하지 말라고 강제하는 느낌이랄까요. 플러그는 그 분리 본능(?)을 충족시켜주면서도 각 데이터가 자동으로 연결돼, 클릭 한 번으로 이동하며 수정할 수 있다는 점이 좋았습니다.

특히 정산 내역의 상태가 예정 / 지연으로 자동 관리되고, D-day가 다가오면 알아서 대시보드에 정리되는 기능이 정말 편해요. 이전에는 따로 표시해둬도 오늘 날짜가 바뀌었을 때 D-day를 자동으로 갱신하고 정렬해주는 기능을 엑셀이나 에어테이블에서 구현하기가 쉽지 않았거든요.

게다가 테이블로 긴 리스트를 보고 있으면 헷갈리고 답답한 느낌이 강했는데, 플러그는 전체 UI가 상태 칸반 형태라 매우 직관적으로 확인하고 관리할 수 있어요. 이전에는 크게 불편하다고 느끼지 못했던 것들일 수 있지만, 막상 해결되고 나니 스프레드시트와 에어테이블을 쓰며 불편함을 꽤 많이 감수하고 있었구나 싶습니다.

지금은 영업 정산 관리 툴을 어떻게 쓰고 계신가요?

저는 대시보드, 계약, 정산 탭을 가장 자주 사용합니다. 영업팀은 세일즈 탭에서 영업 파이프라인을 관리할 때 주로 쓰시는 것 같아요.

각 팀이 서로 다른 탭에서 비즈니스를 관리하는데, 전체 내용의 인사이트는 대시보드에서 확인할 수 있어요. 영업 의뢰와 계약이 어떻게 진행되고 있는지 따로 물어보지 않아도 볼 수 있고요. 그래서 담당 영역이 다른 사람들끼리 서로의 상황을 확인하려고 커뮤니케이션하는 리소스가 많이 줄었습니다.

이게 가능했던 이유를 생각해보면, 플러그에서 관리하는 데이터가 각 영역에 영향을 주며 자연스럽게 연결되어 있기 때문인 것 같아요. 시트로 각각 관리할 때에 비해 데이터 오류가 발생할 확률이 체감상 90% 이상 줄었습니다. 앞으로도 잘 쓸 것 같습니다 :)

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