채용을 고민하기 전에 살펴볼 AI 업무 자동화 7가지

안녕하세요! 사랑받는 IT 프로덕트의 첫 스텝, 똑똑한개발자입니다 :)

고객 문의는 들어오는데 CRM 입력은 밀리고, 이번 주 보고서도 아직 손대지 못했습니다. 이런 일이 반복되면 “이제 사람을 한 명 더 뽑아야 하나?”라는 생각이 듭니다. 하지만 채용을 결정하기 전, 매번 누군가의 시간을 차지하는 일이 무엇인지 먼저 살펴볼 필요가 있습니다.

CRM 입력부터 사내 정보 검색까지, AI 업무 자동화를 검토할 수 있는 일곱 가지 업무를 살펴보겠습니다. 각 업무에서 시스템에 맡길 수 있는 일과 사람이 계속 판단해야 할 일도 함께 구분합니다.

채용 전에 자동화를 검토할 수 있는 업무는?

1. 고객 정보 입력과 데이터 정리

고객 정보를 CRM에 입력하고, 여러 SaaS의 데이터를 스프레드시트로 옮기고, 정해진 양식에 맞춰 자료를 정리하는 일은 규칙이 명확한 반복 업무입니다.

새로운 고객 문의가 들어오면 정보를 CRM에 등록하고, AI가 문의 유형을 분류해 담당자에게 전달하도록 연결할 수 있습니다. 담당자는 데이터를 옮기는 대신 정리된 정보를 보고 다음 행동을 판단합니다.

2. 고객사와 경쟁사 자료 조사

B2B 영업이나 사업개발에서는 고객사와 경쟁사의 사업 모델, 최근 뉴스, 주요 제품, 조직 규모를 계속 조사합니다. 매일 여러 기업의 정보를 찾아야 한다면 자료 수집과 정리에 많은 시간이 듭니다.

기업명을 기준으로 필요한 정보를 모으고 정해진 항목에 맞춰 요약해 영업 담당자에게 전달할 수 있습니다. 어떤 고객을 공략할지는 사람이 결정합니다.

3. 정기 보고서 초안 작성

매주 GA4와 광고, CRM 데이터를 확인하고 지난주 수치와 비교해 보고서를 만든다면 데이터 수집부터 초안 작성까지 자동화할 수 있습니다.

여러 데이터 소스에서 주요 지표를 가져오고, AI가 변동이 큰 수치를 찾아 요약하도록 구성하는 방식입니다. 담당자는 수치 변화의 원인을 해석하고 다음 행동을 정하는 데 시간을 쓸 수 있습니다.

4. 고객 문의 처리 과정

CS 자동화는 챗봇으로 답변 한 줄을 만드는 데 그치지 않습니다. 문의 접수부터 분류, 고객 정보 확인, 관련 문서 검색, 답변 초안 작성, 담당자 전달, CRM 기록까지 연결할 수 있습니다.

이렇게 하면 CS 담당자가 문의마다 반복해서 처리하던 확인과 정리 업무를 줄일 수 있습니다.

5. 영업 전후의 반복 업무

영업 담당자가 고객과 대화하는 시간보다 CRM 입력과 자료 정리에 더 많은 시간을 쓰고 있다면 업무 구조를 먼저 점검해야 합니다.

잠재 고객 조사, 미팅 전 브리핑, 회의록 작성, 후속 메일 초안, CRM 업데이트, 영업 리포트 작성에는 반복되는 과정이 많습니다. 이 과정을 자동화하면 담당자는 고객과의 소통과 관계 형성에 더 집중할 수 있습니다.

영업 인력을 추가하기 전, 현재 영업팀이 하루 중 몇 시간을 실제 영업에 쓰는지 확인해보세요.

6. 사내 정보 검색

지난 견적이나 과거 기능 논의 문서, 최신 내부 규정을 찾으려면 Slack, Notion, Google Drive, 이메일을 오가야 할 때가 있습니다.

흩어진 사내 데이터를 AI와 연결하면 필요한 정보를 자연어로 검색하고 확인할 수 있습니다. 신규 직원 온보딩이나 프로젝트 진행 내역을 확인하는 반복 업무에도 활용할 수 있습니다.

7. 반복 문서의 초안 작성

제안서, 견적서, 고객 이메일, 회의록, 콘텐츠 초안처럼 형식이 비슷한 문서도 자동화 대상입니다.

개인이 ChatGPT에 요청해 초안을 만드는 것과 회사의 문서 작성 과정을 자동화하는 것은 다릅니다. 회사 템플릿과 과거 문서, 고객 정보, 프로젝트 데이터를 연결해 업무가 발생할 때 필요한 초안이 생성되도록 구성할 수 있습니다.

AI 자동화가 적합하지 않은 업무는?

새로운 전략을 세우고, 중요한 고객을 설득하고, 복잡한 이해관계를 조정하며, 최종 결정을 내리는 일은 사람이 맡아야 합니다.

AI 자동화와 AX의 목적은 단순히 인원을 줄이는 것이 아닙니다. 사람이 검색하고 복사하고 정리하는 데 쓰는 시간을 줄여, 판단과 기획, 고객과의 대화에 집중할 수 있도록 하는 것입니다.

우리 팀은 무엇부터 확인해야 할까요?

신규 채용을 고민하고 있다면 현재 업무 중 다음에 해당하는 일이 있는지 살펴보세요.

• 매주 같은 방식으로 반복되는 일

• 입력과 결과물이 비교적 명확한 일

• 여러 시스템 사이에서 데이터를 옮기는 일

• 검색과 자료 정리에 시간이 많이 드는 일

• 업무량이 늘 때마다 담당 인력도 함께 늘어나는 일

“우리 팀에서 사람이 굳이 하지 않아도 되는 일은 무엇일까?”

이 질문에서부터 실제 AX가 시작됩니다.

똑똑한개발자는 기업의 기존 업무 프로세스를 분석해 AI 자동화가 필요한 부분, 단순 업무 자동화로 해결할 수 있는 부분, 사람이 계속 맡아야 하는 부분을 구분합니다. 그리고 실제 업무에서 사용할 수 있는 AI 시스템과 업무 자동화 시스템을 설계하고 개발합니다.

채용을 고민하고 있다면 사람을 한 명 더 뽑기 전에, 현재 팀의 반복 업무 중 어떤 부분을 AI와 시스템으로 바꿀 수 있는지부터 점검해보세요.

감사합니다 :)