[AX 컨설팅 사례] 월 40시간 쓰던 매출 집계를 자동화한 공간 운영사의 변화ㅣ트라이그라운드

안녕하세요. 사랑받는 IT 프로덕트의 첫걸음, 똑똑한개발자입니다.

오늘의 인사이트 요약

• 예약이 들어올 때마다 다른 채널의 같은 시간대를 직접 막던 일이 사라졌어요.

• 월 최소 40시간이 걸리던 매출·비용 집계를 이제 시스템이 자동으로 처리해요.

• 대표님은 공간 운영에 쓰던 시간을 줄이고, 새로운 프로젝트를 기획하는 데 더 집중하고 있어요.

촬영할 때는 스튜디오를, 모임이 있을 때는 파티룸을, 일할 곳이 필요할 때는 공유오피스를 찾게 되죠.

공간대여업은 이렇게 고객이 필요한 공간을 목적과 이용 시간에 맞춰 빌려 쓰도록 하는 사업이에요.

공유오피스부터 스튜디오, 파티룸, 스터디카페까지 운영하는 김희인 대표님도 여러 공간의 예약과 입주 업무를 챙기고 계셨어요. 예약이 들어오면 다른 채널의 같은 시간대를 직접 막고, 신규 입주자가 생기면 계약서와 안내 문자를 준비해야 했죠.

이런 일이 반복되면서 새로운 사업을 기획할 시간은 부족했고, 인건비와 개발 비용도 부담이었어요. 대표님은 이를 해결하고자 똑똑한개발자와 함께 공간 운영에 필요한 시스템을 직접 만들기 시작하셨는데요.

오늘은 김희인 대표님의 AX 컨설팅 사례를 통해 예약 관리와 매출 집계가 어떻게 달라졌는지 알아볼게요.

예약 한 건이 들어올 때마다 여러 채널을 확인했어요.

컨설팅 전에도 대표님은 AI를 사용하고 계셨어요.

주로 검색하거나 시장조사에 필요한 정보를 찾는 데 활용하셨는데요. 그렇게 모은 자료를 정리하고 실제 업무에 적용하는 일은 여전히 직접 해야 했어요.

가장 먼저 해결하고 싶었던 문제 중 하나는 중복 예약이었어요.

한 채널에서 예약이 들어오면 담당자가 다른 채널에 들어가 같은 시간대의 예약을 막아야 했거든요. 예약이 생길 때마다 여러 채널을 오가며 같은 일을 반복했던 거죠.

공유오피스 입주 관리에도 손이 많이 갔어요.

신규 입주자가 생기면 견적서와 계약서를 작성하고, 공간 이용 안내 문자까지 직접 보내야 했는데요. 이 과정에서 안내나 정보가 빠지거나 고객이 이탈하는 경우도 있었다고 해요.

똑똑한개발자팀은 반복 업무를 살펴볼 때, 한 번 처리하는 데 걸리는 시간만큼이나 얼마나 자주 하던 일을 멈춰야 하는지도 중요하게 생각해요. 짧은 업무라도 수시로 끼어들면 새로운 서비스를 기획하는 일에 집중하기 어려우니까요.

예약을 막고 입주 서류를 준비하던 일을 자동화했어요.

현재는 중복 예약을 막는 기능이 자동으로 작동해요. 예약이 들어올 때마다 담당자가 다른 채널에 접속해 같은 시간대를 직접 막지 않아도 되는 거예요.

공유오피스 입주 업무도 달라졌어요.

대표님은 서류 작업과 데이터 관리 영역에서 기존 업무의 80% 이상을 자동화했다고 설명해 주셨어요. 입주 한 건을 처리할 때도 직접 공간을 보여주는 투어 외의 업무는 자동화됐다고 하셨고요.

매출과 비용은 직접 만든 서비스들의 데이터를 API로 연결해 자동으로 집계하고 있어요.

API는 서비스끼리 데이터를 주고받도록 연결하는 방식인데요. 각 서비스에 쌓인 정보를 사람이 따로 모으던 일을 이제 시스템이 처리하는 거죠.

대표님은 이렇게 데이터를 체계적으로 관리하면서 마케팅 효율도 좋아졌다고 말씀해 주셨어요. 반복해서 입력하고 정리하는 수고가 줄고, 공간 운영에 필요한 정보를 활용하기도 더 편해진 거예요.

월 40시간 걸리던 매출·비용 집계를 자동으로 처리해요

가장 눈에 띄는 변화 중 하나는 매출과 비용을 집계하는 업무였어요.

이전에는 직원 한 명이 매달 최소 40시간을 써야 했는데요. 지금은 서비스 간에 데이터를 연결해, 사람이 직접 집계하던 일을 자동으로 처리하고 있어요.

공유오피스 신규 입주 처리도 달라졌어요. 입주 한 건당 최소 1시간이 필요했던 업무에서, 이제는 약 5분간 진행하는 현장 투어 외의 관련 업무를 자동화했어요.

(김희인 대표님이 인터뷰에서 답변해 주신 업무별 소요 시간이에요)

대표님은 직원들의 단순 반복 업무가 줄면서 각자 맡은 일의 결과도 좋아졌다고 느끼고 계세요.

대표님 본인의 하루도 달라졌는데요. 이전에는 공간을 관리하는 데 직접 많은 시간을 써야 했다면, 지금은 AI에게 운영을 맡기고 새로운 프로젝트를 기획하는 데 더 집중하고 있어요.

공간의 가동률과 매출도 늘고 있다고 말씀해 주셨는데요. 다만 대표님도 이 변화를 모두 AI 개발 덕분이라고 보지는 않으셨어요. 분명한 건 반복 업무에 쓰던 시간이 줄었고, 그만큼 사업 확장을 준비할 여유가 생겼다는 거죠!

똑똑한개발자팀은 자동화로 시간을 얼마나 줄였는지와 함께, 그 시간을 어디에 쓰게 됐는지도 중요하게 생각해요. 대표님에게는 새로운 프로젝트를 기획할 시간이 생긴 것이 큰 변화였어요.

처음부터 익숙했던 건 아니에요

개발 경험이 없었던 대표님이 처음에 가장 어렵게 느낀 건 생소한 용어와 개발 과정이었어요.

어떤 서비스를 알아야 하는지, 지금 어느 단계까지 온 건지, 무엇을 잘못하고 있는지 판단하기 어려운 순간도 많았다고 해요.

대표님은 여러 프로젝트를 직접 진행하면서 모르는 내용을 AI에 물어보고, 하나씩 적용하며 익혀 나가셨어요. 몇 개월이 지난 뒤에는 개발자들과도 원활하게 대화할 수 있을 만큼 이해도가 높아졌다고 말씀해 주셨어요.

서비스를 만들고 세세한 부분을 다듬는 데는 2~3개월이 걸렸어요. 계속 수정하다 보니 지루하고 지치는 순간도 있었지만, 안정적으로 사용하게 된 지금은 업무가 한결 편해졌다고 느끼고 계세요.

똑똑한개발자팀은 이렇게 익히고 고쳐 나가는 시간도 함께 이야기할 필요가 있다고 생각해요. 시스템을 만드는 데서 끝나는 게 아니라, 실제 업무에 맞게 다듬고 사용해 보는 과정이 있어야 하니까요.

직접 만든 시스템으로 새로운 사업도 준비하고 있어요

대표님은 직접 만든 공간 운영 시스템을 구독 서비스로 발전시키고 있다고 전해 주셨어요.

우리 업무를 편하게 만들려고 시작한 일이 새로운 사업을 준비하는 데까지 이어진 건데요!

직접 만들 수 있는 것이 많아지면서 새로운 고민도 생겼어요. 여러 프로젝트를 동시에 진행하다 보니 체력적으로 부담이 됐고, 개발에 쓸 시간과 자원도 나뉘었다고 해요. 지금은 그동안의 경험을 바탕으로 매출로 이어질 가능성이 높은 프로젝트에 집중하려고 하고 계세요.

처음 AI 개발을 배우는 사람에게는 무엇을 어떤 순서로 익히고, 실제 사업에는 어떻게 적용하면 좋을지 알려주는 체계적인 안내가 더 있으면 좋겠다는 의견도 주셨어요. 만드는 방법을 익힌 다음에는 어떤 일을 먼저 할지 정하는 것도 중요해진 거죠.

이번 컨설팅에서 얻은 가장 큰 변화를 여쭤봤을 때, 대표님은 이렇게 답해 주셨어요.

“AI에게 명령을 받는 사람이 아니라 AI에게 명령을 하는 사람이 되었다고 생각합니다.”

똑똑한개발자팀은 이 답변이 특히 반가웠는데요! 시장조사에 필요한 정보를 찾는 데 AI를 쓰던 대표님이 이제는 해결하고 싶은 문제를 정하고, 필요한 시스템을 직접 만들고 계시니까요.

비슷한 고민을 하는 다른 대표님들에게도 가능할지 고민만 하기보다 일단 시작해 보라는 말씀을 전해 주셨어요.

공간 운영에 AI를 어떻게 활용할 수 있을지 궁금하다면, 아래 영상도 함께 살펴보세요. :)

똑똑한개발자는 업무 분석부터 시스템 구축과 운영 개선까지 함께하며 기업의 AX 적용을 돕고 있어요.

우리 팀도 반복되는 예약 관리나 입주 안내, 매출 집계를 줄이고 싶다면 아래 똑똑한개발자 링크로 이야기 나눠주세요! 여러분의 비즈니스에 맞는 자동화 방법을 함께 찾아볼게요. 감사합니다. :)