ERP AI 연동 방법: API 없는 시스템, RPA 업무 자동화 가이드

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📌 핵심 요약

• API가 없어도 파일 내보내기, 승인된 조회 경로, 화면 RPA로 ERP 데이터를 가져올 수 있는지 확인할 수 있습니다.

• RPA는 반복적인 조회를 맡고, AI는 확인된 데이터를 바탕으로 요약이나 답변 초안을 만듭니다.

• 파일럿에서는 실행 성공보다 데이터 정확도와 담당자의 업무 부담을 확인해야 합니다.

ERP에 AI를 붙이고 싶은데 “우리 시스템에는 API가 없다”는 답을 들었다면, 다음으로 무엇을 확인해야 할까요? ERP를 교체하거나 RPA를 도입하기 전에, 필요한 데이터를 파일로 꺼낼 수 있는지부터 확인하면 됩니다. 파일에 없는 정보라면 다른 조회 방법과 화면 RPA를 차례로 검토할 수 있습니다.

이 글을 읽으면 우리 회사 업무에 맞는 데이터 접근 방법을 고르는 순서, RPA가 필요한 경우, 작은 파일럿에서 확인할 기준을 알 수 있습니다. 레거시 시스템의 AI 도입 방식 전반이 궁금하다면 지난 AX 실전 가이드에서 확인할 수 있습니다.

API 없는 ERP 데이터, 먼저 알아야 할 개념

API란 무엇인가요?

API는 서로 다른 프로그램이 정해진 방식으로 정보를 주고받는 연결 규칙입니다. ERP가 주문 상태를 조회하는 API를 제공한다면, 다른 프로그램은 허용된 절차에 따라 그 값을 요청할 수 있습니다.

API가 없다는 말은 외부 프로그램이 ERP에 직접 데이터를 요청할 공식 경로가 없거나, 현재 사용할 수 없다는 뜻입니다. 담당자가 화면에서 보는 데이터까지 사용할 수 없다는 뜻은 아닙니다. 다만 그 데이터를 옮길 방법과 권한을 따로 확인해야 합니다.

ERP란 무엇인가요?

ERP는 주문, 재고, 구매, 회계처럼 기업 운영에 필요한 정보를 관리하는 시스템입니다. 회사마다 기능은 다르지만 여러 부서가 업무 기록을 확인하는 중심 시스템으로 사용합니다.

예를 들어 거래처의 납기 문의에 답하려면 담당자는 ERP에서 주문번호와 현재 상태를 확인합니다. 이 업무에 AI를 활용하려면 먼저 해당 정보를 정확하게 가져올 수 있어야 합니다.

API 없는 ERP에서 데이터를 가져오는 세 가지 방법

1. ERP의 파일 내보내기

ERP에서 엑셀이나 CSV 파일을 내려받을 수 있다면 먼저 확인합니다. 필요한 항목이 모두 들어 있고 파일의 갱신 주기가 업무에 맞으면 화면 자동화 없이 시작할 수 있습니다.

다만 파일에 최신 주문 상태가 빠져 있거나, 내려받은 직후 상태가 바뀔 수 있다면 문의 답변에 그대로 사용하기 어렵습니다. 필요한 값과 정보의 최신성을 함께 확인해야 합니다.

2. 공급사 또는 사내에서 허용한 조회 경로

공식 API가 보이지 않아도 ERP 공급사의 연결 기능이나 사내 IT팀이 승인한 조회 방법이 있을 수 있습니다. 필요한 데이터와 사용 권한을 확인한 뒤 활용 가능성을 검토합니다.

이 방법을 사용할 수 있는지는 ERP 제품과 회사의 운영 정책에 따라 달라집니다. 내부 데이터에 임의로 접근하기보다 공급사나 사내 담당자에게 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

3. ERP 화면을 읽는 RPA

필요한 정보가 파일이나 승인된 조회 경로에 없고 화면에서만 보인다면 RPA를 검토합니다. 사람이 ERP에 로그인해 주문을 검색하고 상태를 확인하는 과정을 소프트웨어가 정해진 순서로 반복하는 방식입니다.

세 방법 중 하나가 항상 정답인 것은 아닙니다. 필요한 값이 있는지, 업무에 맞는 시점에 가져올 수 있는지, 회사에서 허용하는 방법인지를 기준으로 선택합니다.

RPA를 활용한 ERP 업무 자동화

RPA란 무엇인가요?

RPA는 사람이 컴퓨터에서 반복하는 클릭, 입력, 조회 같은 작업을 소프트웨어가 대신 수행하는 방식입니다. ERP에서는 주문을 검색하고 화면의 상태 값을 가져오는 역할을 맡길 수 있습니다.

RPA와 AI의 역할은 다릅니다. RPA는 정보를 가져오고, AI는 그 정보를 바탕으로 요약이나 답변 초안을 만듭니다. 결과가 맞는지 확인하고 외부 발송을 승인하는 일은 담당자가 맡습니다.

화면 자동화에 앞서 확인할 조건

담당자가 매번 비슷한 순서로 처리하는 업무인지 확인합니다. 검색 화면이나 읽어야 할 위치가 자주 바뀌면 자동화가 멈추거나 잘못된 값을 가져올 수 있습니다.

자동화 계정의 조회 권한도 필요합니다. 또한 화면 작업이 끝났다는 사실만으로 데이터가 정확하다고 판단해서는 안 됩니다. 가져온 값이 ERP 원본과 다르면 AI에 전달하지 않고 담당자가 확인하도록 해야 합니다.

주문 문의 업무로 보는 RPA와 AI의 연결

ERP 조회부터 답변 초안까지

저희 고객사의 사례로 예를 들어보겠습니다. 저희 고객사는 거래처가 주문 납기를 문의하면 담당자가 ERP에서 주문 상태를 확인해 이메일로 매번 답하고 있었는데요!

RPA는 ERP에서 주문번호와 현재 상태를 가져옵니다. 정보가 원본과 일치하면 AI가 문의 내용과 주문 상태를 바탕으로 회신 초안을 작성합니다. 담당자는 초안에 적힌 사실을 확인하고 수정하거나 승인합니다. 주문을 찾지 못하거나 상태가 일치하지 않으면 자동으로 회신하지 않습니다. 담당자에게 확인이 필요한 건으로 넘깁니다. 늘 같은 문장으로 답할 수 있는 단순 업무라면 AI 없이 자동화만 적용하는 편이 적절할 수도 있습니다.

ERP·RPA·AI 파일럿의 검증 기준

데이터 정확도와 실행 안정성

파일럿은 반복되는 업무 하나에서 시작합니다. 필요한 주문이 빠지거나 중복되지 않았는지, 가져온 상태가 ERP 원본과 일치하는지 확인합니다. 로그인 실패나 화면 변경으로 멈춘 건도 따로 기록합니다.

담당자의 실제 업무 부담

AI가 자연스러운 문장을 만들어도 사실을 자주 고쳐야 한다면 도움이 되지 않습니다. 담당자가 초안을 확인하고 오류를 처리하는 시간까지 포함해 기존 업무와 비교해야 합니다.

필요한 데이터를 안정적으로 가져오고 담당자의 총 처리 부담이 줄면 다음 업무로 확장할 근거가 생깁니다. 화면 오류가 반복되면 수집 방법을 수정하고, 잘못된 정보가 확인 없이 외부로 나갈 위험이 있다면 자동 실행을 멈춰야 합니다.

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